Microsoft Teams is in korte tijd een onmisbaar hulpmiddel geworden op de werkvloer. Toch worstelen veel gebruikers met de vele mogelijkheden. In deze gids lopen we de belangrijkste functies stap voor stap door.
Wat is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is een platform voor samenwerking dat onderdeel is van Microsoft 365 (voorheen Office 365). Je kunt er berichten sturen, vergaderen, bestanden delen en samenwerken aan documenten, allemaal vanuit één omgeving.
Teams vervangt in veel organisaties de traditionele e-mail voor intern overleg en combineert de functies van chat, videobellen en bestandsbeheer.
Teams, kanalen en chats: wat is het verschil?
De basis van Teams bestaat uit drie niveaus:
- Teams: een groep van mensen die samenwerken, bijvoorbeeld een afdeling of projectgroep
- Kanalen: onderdelen binnen een team, bedoeld voor specifieke onderwerpen (zoals "Marketing" of "Algemeen")
- Chats: directe berichten met een of meerdere personen, los van een team
Gebruik kanalen voor groepscommunicatie die iedereen in het team kan zien. Gebruik chat voor persoonlijke of kleine groepsgesprekken.
Vergaderen in Teams
Teams heeft uitgebreide vergadermogelijkheden. Dit zijn de stappen voor een vergadering:
- Klik op Agenda (links in de navigatie) en selecteer Nieuwe vergadering
- Voeg deelnemers toe via naam of e-mailadres
- Stel datum, tijd en agenda in
- Klik op Verzenden. Deelnemers ontvangen een uitnodiging via Outlook
Handige vergaderfuncties
- Scherm delen: klik op het schermpictogram tijdens een vergadering
- Achtergrond vervagen: voorkomt afleiding door je omgeving te verbergen
- Opnemen: sla vergaderingen op voor collega's die er niet bij konden zijn
- Whiteboard: teken en annoteer samen live tijdens een sessie
Bestanden delen en samenwerken
Elk kanaal heeft een tabblad Bestanden dat gekoppeld is aan SharePoint. Bestanden die je hier plaatst, zijn zichtbaar voor alle teamleden.
Je kunt Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden direct in Teams openen en bewerken. Meerdere collega's kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken.
Handige instellingen
| Instelling | Waar je het vindt | Tip |
|---|---|---|
| Meldingen beheren | Profiel > Instellingen > Meldingen | Zet meldingen per kanaal op "Uit" om afleiding te beperken |
| Status instellen | Klik op je profielfoto | Gebruik "Niet storen" tijdens geconcentreerd werken |
| Snelkoppelingen | Ctrl+/ (Windows) of Cmd+/ (Mac) | Toont alle sneltoetsen in een overzicht |
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen Teams en Zoom?
Beide zijn platforms voor videovergaderen, maar Teams is dieper geintegreerd met Microsoft 365. Je kunt direct vanuit Teams samenwerken aan Word- en Excel-bestanden. Zoom is een losstaand platform, beter geschikt als je geen Microsoft-licentie hebt.
Kan ik Teams gebruiken zonder Microsoft 365-abonnement?
Ja, Microsoft biedt een gratis versie van Teams met basisfuncties. Voor volledige integratie met Outlook, SharePoint en de Office-apps heb je een Microsoft 365-abonnement nodig.
Hoe neem ik externe gasten uit in een vergadering?
Voeg het externe e-mailadres toe als deelnemer bij het plannen van de vergadering. Externe deelnemers ontvangen een link en kunnen deelnemen via de browser, zonder Teams te installeren.
Meer leren over Teams?
In de Microsoft Teams cursus leer je in een halve dag alle essentiële functies: van chatten en vergaderen tot bestanden beheren en samenwerken. Wil je ook de bredere Office 365-omgeving beter beheersen? Dan is de Office 365 cursus een logische aanvulling.