Een handtekening in Outlook maak je via Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen in de klassieke Outlook voor Windows. Klik op Nieuw, geef de handtekening een naam, typ je gegevens in het tekstvak en kies onder Standaardhandtekening kiezen of hij automatisch onder nieuwe berichten en antwoorden komt. Werk je in de nieuwe Outlook of Outlook op het web, dan vind je dezelfde instelling via Instellingen > Accounts > Handtekeningen.
Waarom een goede e-mailhandtekening loont
Een handtekening zorgt dat de ontvanger direct ziet wie je bent en hoe hij je kan bereiken. Je hoeft je telefoonnummer niet steeds opnieuw te typen, en alle mails vanuit je organisatie zien er hetzelfde uit. Een vaste handtekening scheelt dus tijd en oogt professioneel.
Zet er in elk geval in:
- Je naam en functie
- De naam van je organisatie
- Je telefoonnummer
- Eventueel je website of een link naar je agenda
Houd het kort. Vier tot zes regels is genoeg. Lange disclaimers en grote afbeeldingen maken mails onrustig, zeker op een telefoon.
Handtekening maken in de klassieke Outlook (Windows)
- Open Outlook en klik op Bestand en daarna op Opties.
- Kies links E-mail en klik op de knop Handtekeningen.
- Klik op het tabblad E-mailhandtekening op Nieuw en geef de handtekening een herkenbare naam, bijvoorbeeld "Standaard" of "Kort".
- Typ je handtekening in het vak Handtekening bewerken. Met de knoppen boven het vak pas je lettertype, grootte en kleur aan.
- Kies rechts bij Standaardhandtekening kiezen het juiste account en stel in welke handtekening je gebruikt bij Nieuwe berichten en bij Antwoorden/doorsturen.
- Klik op OK.
Je kunt de handtekeningen ook bereiken vanuit een nieuw bericht: klik in het lint op Handtekening en dan op Handtekeningen.
Handtekening toevoegen in de nieuwe Outlook en Outlook op het web
De nieuwe Outlook voor Windows en Outlook op het web (outlook.office.com) werken op dezelfde manier:
- Klik rechtsboven op het tandwiel voor Instellingen.
- Ga naar Accounts en kies Handtekeningen.
- Klik op Nieuwe handtekening, geef hem een naam en typ je gegevens.
- Kies onder de standaardinstellingen welke handtekening je gebruikt voor nieuwe berichten en voor antwoorden en doorgestuurde berichten.
- Klik op Opslaan.
Let op: een handtekening die je in de klassieke Outlook hebt gemaakt, staat niet altijd automatisch in de nieuwe Outlook of op het web. Controleer na een overstap of je handtekening er nog is.
Outlook op de Mac
In Outlook voor Mac ga je naar Outlook > Instellingen > Handtekeningen (in oudere versies heet dit Voorkeuren). Klik op het plusteken om een nieuwe handtekening te maken en kies daarna per account de standaardhandtekening voor nieuwe berichten en antwoorden.
Logo of afbeelding toevoegen
In het bewerkvak van de handtekening vind je een knop om een afbeelding in te voegen. Een paar tips:
- Gebruik een klein bestand (bijvoorbeeld een PNG of JPG van een paar kilobyte). Grote afbeeldingen maken elke mail zwaar.
- Maak het logo niet te groot: een breedte van ongeveer 150 tot 200 pixels is meestal genoeg.
- Sommige ontvangers blokkeren afbeeldingen. Zet je belangrijkste gegevens daarom altijd als tekst in de handtekening, niet alleen in het logo.
Meerdere handtekeningen gebruiken
Je kunt meerdere handtekeningen aanmaken, bijvoorbeeld een uitgebreide voor nieuwe mails en een korte voor antwoorden. Heb je meerdere accounts in Outlook, dan stel je per account een eigen standaard in. In een bericht wissel je van handtekening via Invoegen > Handtekening (klassieke Outlook) of via het handtekeningpictogram in de nieuwe Outlook.
Veelvoorkomende problemen
Mijn handtekening verschijnt niet onder antwoorden
Controleer bij de standaardinstellingen of er ook een handtekening is gekozen voor Antwoorden/doorsturen. Staat die op "(geen)", dan komt er onder antwoorden niets te staan.
De opmaak ziet er bij de ontvanger anders uit
Dat gebeurt vaak als je tekst uit Word of een website plakt. Plak de tekst zonder opmaak en stel lettertype en kleur daarna opnieuw in. Houd het bij een standaardlettertype zoals Aptos, Calibri of Arial.
Mijn handtekening is weg na een overstap
Bij een nieuwe computer of de overstap naar de nieuwe Outlook moet je de handtekening soms opnieuw instellen. Bewaar de tekst daarom ergens apart, zodat je hem snel terug kunt zetten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een handtekening maken met een klikbare link?
Ja. Selecteer in het bewerkvak de tekst, bijvoorbeeld je website, en klik op de knop voor een hyperlink. Plak daar het webadres.
Kan mijn organisatie één handtekening voor iedereen instellen?
Ja, maar dat regelt de beheerder van je Microsoft 365-omgeving, vaak met een aparte tool of regel op de mailserver. Als gebruiker stel je alleen je eigen handtekening in.
Werkt mijn handtekening ook op mijn telefoon?
Niet automatisch. De Outlook-app op je telefoon heeft een eigen handtekeninginstelling. Die vind je in de app onder Instellingen.
Hoe verwijder ik een handtekening?
Open het venster Handtekeningen, selecteer de handtekening en klik op Verwijderen. Vergeet niet de standaardinstelling daarna aan te passen.
Meer halen uit Outlook?
Een handtekening instellen is een kleine stap. In de cursus Outlook Alles-in-een leer je ook werken met regels, mappen, agenda en taken, zodat je je mail echt onder controle krijgt. Wil je vooral grip op je tijd en je inbox? Dan past Outlook en Time Management beter. Beide cursussen volg je klassikaal op 17 locaties of live online.