Veel mensen gebruiken Word voor het typen van documenten, maar de krachtigste functies van Word blijven vaak onontdekt. Sjablonen, mailingen en formulieren kunnen je werkdag aanzienlijk versnellen. In dit artikel leggen we ze stap voor stap uit.
Sjablonen maken en hergebruiken
Een sjabloon is een herbruikbare documentopmaak. Denk aan een vaste lay-out voor offertes, een standaard briefhoofd of een terugkerend rapportformat. Je maakt het eenmalig op en gebruikt het steeds opnieuw.
Een sjabloon opslaan in Word
- Maak je document op met de gewenste stijlen, logo en lay-out
- Ga naar Bestand > Opslaan als
- Kies als bestandstype Word-sjabloon (.dotx)
- Sla het op in de map Aangepaste Office-sjablonen zodat het altijd terugkomt in "Nieuw"
Voortaan klik je op Bestand > Nieuw en zie je je eigen sjablonen bovenaan staan.
Stijlen gebruiken voor consistentie
Stijlen (Koptekst 1, Koptekst 2, Standaard) zorgen voor consistente opmaak door het hele document. Door stijlen te gebruiken in je sjabloon, kun je later met een druk op de knop de volledige opmaak aanpassen zonder elk element apart te bewerken.
Afdruk samenvoegen: mailingen automatiseren
Met Afdruk samenvoegen (in de Engelse versie: Mail Merge) stuur je gepersonaliseerde brieven, e-mails of etiketten naar een hele lijst contacten tegelijk. Word combineert een vaste tekst met gegevens uit een Excel-bestand of contactenlijst.
Een mailing instellen in 5 stappen
- Open je basisdocument (de brief of e-mail)
- Ga naar Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen starten en kies het type (brieven, e-mail, etiketten)
- Klik op Ontvangers selecteren en koppel je Excel-bestand met de adressenlijst
- Voeg samenvoegvelden in: Verzendlijsten > Samenvoegveld invoegen (zoals Voornaam, Achternaam, Adres)
- Klik op Voltooien en samenvoegen om alle gepersonaliseerde documenten te genereren
Handig voor kerstkaarten, offertes, uitnodigingen of welk communicatiemoment dan ook waarbij je veel mensen tegelijk wilt aanschrijven met persoonlijke details.
Formulieren bouwen met invulvelden
Word kan ook als formulierenmaker worden gebruikt. Je voegt invulvelden toe die anderen kunnen invullen, terwijl de rest van het document vergrendeld blijft.
Formulierbesturingselementen activeren
Zet eerst het tabblad Ontwikkelaars aan via Bestand > Opties > Lint aanpassen > vink "Ontwikkelaars" aan.
Beschikbare invulvelden
- Tekstveld: voor vrije tekstinvoer (naam, adres, opmerkingen)
- Selectievakje: voor ja/nee-vragen
- Vervolgkeuzelijst: laat de invuller kiezen uit vaste opties
- Datumkiezer: voor het selecteren van een datum via een kalender
Het formulier vergrendelen
Na het plaatsen van alle velden ga je naar Ontwikkelaars > Bewerken beperken. Vink "Invullen van formulieren" aan en klik op Ja, beveiliging nu afdwingen. Hierna kunnen invullers alleen de velden aanpassen, niet de rest van het document.
Inhoudsopgave automatisch bijwerken
Als je al koptekststijlen gebruikt, genereert Word automatisch een inhoudsopgave via Verwijzingen > Inhoudsopgave. Na wijzigingen in het document klik je met de rechtermuisknop op de inhoudsopgave en kies je Veld bijwerken om paginanummers en titels te vernieuwen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een sjabloon (.dotx) en een gewoon Word-document (.docx)?
Een sjabloon (.dotx) opent altijd als een nieuw, naamloos document. Zo overschrijf je nooit per ongeluk het origineel. Een gewoon document opent direct als het bestand zelf.
Kan ik Afdruk samenvoegen ook gebruiken voor e-mails?
Ja, mits Outlook als standaard e-mailprogramma is ingesteld. Word verstuurt de e-mails dan via Outlook aan de ontvangers in je lijst.
Hoe voorkom ik dat invullers het formulier aanpassen?
Gebruik de beveiliging via het tabblad Ontwikkelaars en stel een wachtwoord in bij het afdwingen van de beveiliging. Zonder het wachtwoord kunnen invullers de structuur niet wijzigen.
Word gevorderden leren in een cursus?
In de Word Gevorderd cursus oefen je stijlen, sjablonen en complexe documenten met een ervaren docent. Wil je ook formulieren bouwen of mailings versturen? Dan zijn de Word Formulieren en Sjablonen cursus en de Word Mailingen cursus ideale vervolgstappen.